Damit dies gelingt und das Vertrauen ineinander sowie das Verständnis füreinander gefördert werden können, sollten ein paar Spielregeln für das Miteinander im Teamgefüge beachtet werden, damit die Zusammenarbeit reibungslos klappt.
1. Ohne Empathie geht es nicht.
Zuerst einmal sollte immer davon ausgegangen werden, dass das Gegenüber gute Absichten verfolgt. Da die feinen Gesprächsnuancen in E-Mails und Chats leicht verloren gehen, weil sie nicht wahrgenommen werden können, kann so Missverständnissen vorgebeugt werden. Im Zweifel einfach nachfragen und kommunizieren.
2. Transparenz und Struktur sind wichtig.
Wichtige Informationen, Gesprächsergebnisse und Notizen sollten für alle Teammitglieder zugänglich aufbewahrt werden. Dazu kann es sinnvoll sein, Chat- oder E-Mail-Verläufe zu dokumentieren und zentral abzulegen. Nur wenn alle auf dem gleichen Stand sind, kann effektives und effizientes Arbeiten stattfinden. Prozesse und Strukturen zu etablieren, erleichtert die Zusammenarbeit, sodass es sinnvoll ist, vorab die Rollen zu definieren: Wer ist Moderator, wer führt Protokoll und wie werden die Ergebnisse abgestimmt und festgehalten? Darüber hinaus sollten alle Teammitglieder im Kalender oder in ihrem Status vermerken, wann sie erreichbar sind und in welchen Phasen sie konzentriert arbeiten möchten. Dies kann auch im Team abgestimmt werden, um zu vermeiden, die Kolleginnen und Kollegen wegen unwichtiger Nachfragen aus der Konzentration zu bringen.
3. Planung. Planung. Planung.
Aufgrund der verschiedenen Kontexte, in denen die Remote-Arbeit stattfindet, ist es wichtig sich zu verdeutlichen, dass nicht jeder ad hoc dazu in der Lage ist, auf eine E-Mail zu antworten. Das ist aber kein Problem, wenn sich die Teams so organisieren, dass Entscheidungen nicht in letzter Minute getroffen werden und ein gemeinsamer Plan erstellt wird, der Deadlines und Abläufe regelt.
Mit Gerüchten zum Thema Remote Work umgehen
„Wer aus dem Home Office arbeitet, ist nicht produktiv.“
Ein häufiges Vorurteil in Bezug auf Remote Work ist, dass Mitarbeitende, die nicht sichtbar am Schreibtisch sitzen, nicht (richtig) arbeiten. Das mag auf den ersten Blick einleuchten, Tatsache aber ist, dass Mitarbeitende nicht notwendig zuhause sein müssen, um zu faulenzen.
Wer die oben beschriebenen Regeln befolgt, kann diesem vermeintlichen Problem aber souverän begegnen: Mitarbeitende, die Erwartungen und Deadlines kennen und wissen, wofür sie zuständig sind und wann die Ergebnisse fertig sein müssen, werden produktiv arbeiten – vor allem, wenn die positiven Ergebnisse dann auch noch im Team belohnt werden. Vor allem Führungskräfte sollten sich diesen Aspekt zunutze machen und in regelmäßigen, kurzen Videoanrufen das Gespräch mit ihren Mitarbeitenden suchen und mögliche Probleme offen kommunizieren.
„Wer aus dem Mobile Office arbeitet, muss permanent erreichbar sein, um zu beweisen, dass er tatsächlich arbeitet.“
Es liegt nahe anzunehmen, dass wer zuhause arbeitet, auch permanent für alles und jeden erreichbar sein muss. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben dadurch das Gefühl, sie müssten permanent unter Beweis stellen, dass sie arbeiten, indem sie innerhalb kürzester Zeit auf E-Mails antworten, im Chat verfügbar sein und überhaupt immer erreichbar sein. Im Vergleich zu den Kolleginnen und Kollegen im Büro fühlen sie sich weniger geschätzt. Das baut Druck auf und verringert die Produktivität, denn anstatt sich auf das anstehende Projekt zu konzentrieren, wird sich um die Außenwirkung gesorgt.
Gerade jetzt zeigt sich aber, dass die Remote Arbeit funktioniert und die Mitarbeitenden eventuell sogar etwas produktiver sind, da sie nicht so häufig abgelenkt werden und konzentriert arbeiten können. Das ist sicher eine Chance für viele Unternehmen, digitale Kollaborationswerkzeuge, flexible Arbeitszeitmodelle und die Zusammenarbeit von Teams aus dem Home Office heraus zu testen.
Geht es um die Produktivität und Effizienz der Arbeit aus dem Home Office, sind zwei wesentliche Dinge zu beachten: eine gute Organisation und eine transparente, wertschätzende Kommunikation, damit Missverständnissen vorgebeugt werden kann. Gemeinsam abgestimmte Regeln für die Kommunikation im Team tragen wesentlich zur Zufriedenheit und Produktivität bei.
Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, klar zu kommunizieren, in welchem Kontext man sich gerade bewegt. Ist man gerade auf dem Sprung in ein anderes Meeting oder einen externen Termin und hat eigentlich gerade keine Zeit? Das sollte mitgeteilt werden, damit kurz angebundene Antworten nicht etwa falsch interpretiert werden können. Kurz: Raum für Spekulationen sollte vermieden werden.
